Técnica pomodoro, productividad y teletrabajo

Técnica pomodoro

Como ya he escrito en otras ocasiones, soy un ferviente defensor del teletrabajo. Poder trabajar en remoto es una de las condiciones que pongo para participar en cualquier proyecto, primero porque para mí es clave para mejorar mi calidad de vida, y segundo, porque soy mucho más productivo trabajando desde donde quiera y con libertad de horarios. Pero trabajar en remoto no es algo fácil ni sencillo para todo el mundo. Yo he encontrado mi máximo nivel de productividad (hasta la fecha), gracias a la técnica pomodoro.

Llevo ya muchos años trabajando la mayor parte de mi tiempo en remoto y con libertad de horarios, algo que para muchos es un sueño, pero que no está exento de dificultades. En mi opinión, el principal inconveniente de este modelo de trabajo es alcanzar un nivel óptimo de productividad. Cuando no tienes la obligación de estar sentado en un horario fijo en un lugar de trabajo determinado, las distracciones se disparan y la procastinación entra en escena continuamente. La fuerza de voluntad es un factor clave para conseguir un rendimiento adecuado, pero no será suficiente si no encuentras un método que te ayude a ser más productivo.

Qué método utilizar para mejorar la productividad depende de cada uno. A mí me ha funcionado genial utilizar la técnica pomodoro, con ciertas variaciones. Esto, evidentemente, no implica que esta sea la técnica más adecuada para todo el mundo. Además de mi trabajo actual en Easyoffer, trabajo en múltiples proyectos secundarios, ya sean de terceros, o míos propios. Eso hace que mi lista de tareas tenga siempre un tamaño considerable,  siendo por lo tanto clave trabajar de la forma más productiva posible para abordar el máximo de tareas posible en el tiempo que tengo disponible. Gracias a la técnica pomodoro, puedo afirmar que mi productividad al menos se ha doblado.

La técnica pomodoro

Según Wikipedia, este método de trabajo fue inventado en los años 80 en Italia (pomodoro es la traducción al italiano de tomate), y supuestamente debe su nombre a que el creador de dicho sistema utilizaba para la misma un reloj de cocina con forma de tomate. Curiosidades al margen, esta técnica tiene muchas variaciones, y es especialmente útil cuando se trabaja en entornos donde puedas controlar el número de distracciones.

Si buscas una descripción detallada de la misma, en Internet encontrarás decenas de ellas. Resumiendo, el sistema pomodoro busca la división del trabajo diario en bloques de tareas, que reciben el nombre de pomodoros. Un pomodoro es una unidad de trabajo ininterrumpido de 25 minutos. Es precisamente este factor de trabajo ininterrumpido la clave del sistema. Mientras estás en un pomodoro trabajando en una tarea, la dedicación a dicha tarea debe ser absoluta, con máxima concentración, y libre de distracciones.

Esa liberación de distracciones depende de cada uno y su fuerza de voluntad, pero es la clave fundamental para que este sistema funcione, junto con la concentración profunda en la tarea en curso. Yo particularmente tengo el móvil en silencio, y no me permito mirar el correo (salvo que responder emails sea parte de la tarea, obviamente), ni moverme de la silla. Las distracciones tienen su espacio en los descansos entre pomodoros.

Cada pomodoro está separado por 5 minutos de descanso, donde puedes aprovechar para descansar tras 25 minutos previos a la máxima intensidad. Además, cada cuatro pomodoros el descanso en lugar de ser de 5 minutos, es de 15 minutos. Dicho lo cual, yo no suelo cumplir a rajatabla la política de descansos entre pomodoros, y la adecuo a las necesidades de cada día y tipo de trabajo. De hecho, a veces suprimo algunos de los descansos si me encuentro en una fase muy productiva y no siento la necesidad de descansar.

Planificación diaria de pomodoros

Según dónde lo leas, te dirán el número diario de pomodoros recomendable. Yo creo que es una tontería fijar el número de pomodoros que debes realizar cada día, ya que depende mucho de tu volumen de tareas, capacidad de trabajo y concentración. Yo suelo realizar entre 12 y 20 pomodoros (normalmente 16-18), es decir, contando los descansos, alrededor de 6 a 10 horas. Para mí funciona especialmente bien planificar el día anterior los pomodoros que voy a hacer, dependiendo de las tareas que tenga que realizar y de mi agenda para el día.

Aunque no es necesario, en mi caso me ayuda escribirme en la agenda cada día los pomodoros que tengo que realizar, e irlos tachando uno a uno cuando los termino. Creo que el hecho de escribir algo y tenerlo visible delante de ti ayuda a verlo como un objetivo y concentrarse en conseguirlo. Si solo lo tienes en la cabeza, si te dejas dos pomodoros por hacer, no es lo mismo que ver en tu agenda o calendario que ese día no cumpliste el objetivo. Digamos que es una buena forma de autopresión para conseguir el objetivo.

Herramientas para gestionar la técnica pomodoro

Hay centenares de webs y apps que te ayudan con temporizadores para que no tengas que ponerte un cronómetro constantemente con los 25 minutos + 5 minutos de descanso. Yo utilizo una, seguramente no la mejor, pero que me resulta muy cómoda: marinaratimer.com. Con ella puedes gestionar el ciclo completo de 4 pomodoros, y una campana te va avisando de cada fin de pomodoro.

Las hay mucho más avanzadas, que te permiten llevar un registro de tu actividad de cada día y demás, pero a mí me gusta como ya dije llevar la cuenta de los pomodoros en papel en mi agenda. De ese modo puedo fácilmente saber cuánto he trabajado cada día, lo cual es de vital importancia si trabajas como freelance.

Editado: hace unos días he empezado a probar una nueva herramienta para gestionar mis pomodoros. Es una aplicación de OS X, llamada Pomodoro Time Management, desarrollada por @FitoMAD. Cuesta solo 2.99$ y la verdad es que estoy muy contento con ella al no tener que depender del navegador, poder planificar los pomodoros objetivo de cada día y además disponer de un histórico de los pomodoros trabajados anteriormente, incluyendo a qué tarea le has dedicado cada uno de ellos. Si trabajáis con un Mac, os la recomiendo.

Herramienta gestión técnica pomodoro

Variaciones sobre la técnica pomodoro

Como comenté anteriormente, yo no sigo este sistema a rajatabla. En muchas ocasiones me salto los descansos si estoy muy concentrado y no siento la necesidad de parar. En otras ocasiones, si siento que necesito más descanso, o bien tengo algún imprevisto que atender, simplemente paro el contador (siempre en un descanso), y reinicio más adelante con otro pomodoro.

Siempre cumplo con todos los pomodoros que he planificado para cada día, pero es cierto que a veces hago alguno más. Si hay una tarea que me está llevando más tiempo, o simplemente porque me apetece seguir otro rato, extiendo algún pomodoro más mi jornada laboral. Porque, ¿qué sentido tiene dejar cosas sin acabar simplemente porque un método te dice que has acabado? Por eso es importante modificar la técnica pomodoro para que se adecue lo mejor posible a tus circunstancias y necesidades personales.

Limitaciones de la técnica pomodoro

Esta técnica no es perfecta, y no sirve para cualquier situación. Yo no suelo utilizarla nunca cuando trabajo en la oficina, ya que no soy capaz de controlar suficientemente las interrupciones como para garantizar 25 minutos consecutivos sin distracciones. Tampoco la utilizo cuando tengo que acudir a reuniones o contestar llamadas de teléfono, ya que considero que no son tareas que requieran de alta concentración e intensidad. Por eso creo que es una técnica perfecta para el trabajo en remoto, especialmente en el mundo del desarrollo de software.

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